Mailvorlage
In der „Mailvorlagenübersicht“ werden alle Mailvorlagen angezeigt, die vom Benutzer erstellt wurden.
Über die Aktion „Neu“ können Sie eine neue Mailvorlage anlegen.
Mailvorlage erstellen
In der Mailvorlage können Sie den Inhalt und die Einstellungen der später versendeten E-Mails festlegen.
Personen
Das Feld „Personen“ bestimmt, für welche Personengruppe die Mailvorlage verwendet wird.
Beispiel
Der Bericht enthält Lohnabrechnungen. In der Mailvorlage wird im Feld „Personen“ die Personengruppe „Dienstnehmer“ ausgewählt. Dadurch stehen Platzhalter mit den Daten der jeweiligen Dienstnehmer zur Verfügung.
Wenn das Feld „Personen“ nicht befüllt ist, können in der Mailvorlage keine personenbezogenen Platzhalter verwendet werden.
Exklusiv für den Bericht
Im Feld „Exklusiv für den Bericht“ kann die ID eines bestimmten Berichts hinterlegt werden. Dadurch wird die Mailvorlage diesem Bericht zugeordnet und kann dessen berichtsspezifische Platzhalter verwenden.
Ist „Exklusiv für den Bericht“ nicht gesetzt, stehen keine Platzhalter zur Verfügung, die Daten aus dem Bericht enthalten.
Anhänge
In einer Mailvorlage können Dateien als Anhänge hinterlegt werden.
Die hinterlegten Dateien werden automatisch an jede E-Mail angehängt, die mit dieser Vorlage erstellt wird.
Dateinamenmuster
Über die Aktion „Dateinamenmuster bearbeiten“ können Sie ein Muster für den Dateinamen festlegen.
Innerhalb des Dateinamenmusters können ebenfalls die verfügbaren Platzhalter verwendet werden. Dadurch lassen sich dynamische Dateinamen erzeugen, die beispielsweise den Namen oder die Personalnummer des Empfängers enthalten.
Beispiel
Lohnabrechnung_{{Vorname}}_{{Nachname}}.pdf
Es können nur jene Platzhalter verwendet werden, die aufgrund der Felder „Personen“ und „Exklusiv für den Bericht“ in der Mailvorlage zur Verfügung stehen.